会議室は使える?来客対応は?バーチャルオフィスの付帯サービス活用マニュアル
バーチャルオフィスは「住所だけを借りるサービス」と思われがちですが、実は様々な付帯サービスが用意されています。会議室の利用、電話代行、秘書サービス、来客対応など、使いこなせば実際のオフィスに近い機能を実現できます。
今回は、バーチャルオフィスの付帯サービスを徹底解説し、効果的な活用方法を紹介します。
バーチャルオフィスの主な付帯サービス
まず、一般的にどんなサービスが提供されているか整理しましょう。
基本サービス
住所利用 法人登記、名刺、Webサイトへの記載が可能です。これは全サービス共通の基本機能です。
郵便物受取・転送 郵便物や宅配便を受け取り、指定住所に転送してくれます。転送頻度はプランによって異なります。
付帯サービス(オプション)
会議室・商談スペース 時間貸しで利用できる会議室や個室ブースです。
電話番号提供 03や06などの市外局番付き電話番号が取得できます。
電話転送・代行受付 かかってきた電話を転送したり、オペレーターが代わりに応対したりします。
秘書サービス スケジュール管理、アポイント調整、来客対応などを代行します。
法人登記サポート 登記手続きのサポートや、司法書士の紹介をしてくれます。
郵便物スキャンサービス 届いた郵便物を開封してスキャン、PDFで送付してくれます。
会議室サービスの活用法
バーチャルオフィス最大の付帯サービスが会議室です。
会議室利用の基本
料金体系 多くのサービスで、時間単位の課金制です。
プラン料金1時間1,000〜3,000円半日(4時間)3,000〜8,000円1日8,000〜15,000円
月額プランに一定時間分が含まれるケースもあります。
予約方法 オンライン予約システム、電話、メールなど、サービスによって異なります。人気の時間帯(平日午前中〜夕方)は早めの予約が必要です。
利用できる設備
- テーブル・椅子
- ホワイトボード
- プロジェクター・モニター
- Wi-Fi
- 給茶機
- 受付対応
効果的な活用シーン
クライアントとの商談 自宅やカフェではなく、きちんとした会議室で打ち合わせることで、プロフェッショナルな印象を与えられます。
面接・採用活動 応募者と対面で面接する際、会議室があれば安心です。自宅に招くわけにはいかない場合に便利です。
プレゼンテーション プロジェクターやモニターを使って、提案資料を大画面で見せることができます。
チームミーティング 普段はリモートワークのメンバーが、定期的に集まる場所として活用できます。
セミナー・勉強会 収容人数の多い会議室であれば、小規模なセミナーやワークショップの会場として使えます。
会議室利用の注意点
予約の取りにくさ 人気のバーチャルオフィスは、会議室が常に満室で予約が取れないことがあります。契約前に「平日の午後、どのくらいの頻度で予約が取れるか」を確認しましょう。
キャンセルポリシー 直前キャンセルは料金が発生する場合が多いです。キャンセル期限を事前に確認します。
利用時間の制限 最低利用時間(1時間以上など)や、最大利用時間(1日まで)が設定されている場合があります。
設備の確認 必要な設備が揃っているか、事前に確認します。プロジェクターは有料オプションの場合もあります。
人数制限 会議室の収容人数を確認し、参加者全員が入れるか確認します。
電話番号・電話対応サービスの活用法
ビジネス用の電話番号を持つことは、信頼性の向上につながります。
電話番号サービスの種類
03番号(東京の場合) 東京都内の市外局番で、信頼性が高いです。月額3,000円〜5,000円程度。
050番号 IP電話の番号で、比較的安価です。月額1,000円〜3,000円程度。
フリーダイヤル(0120) 顧客からの問い合わせを無料で受け付けられます。月額5,000円〜。
電話転送サービス
かかってきた電話を、自分の携帯電話や固定電話に転送してくれます。
メリット
- 外出中でも電話を受けられる
- ビジネス用とプライベート用の番号を分けられる
- 不在時の対応ができる
注意点
- 転送料金がかかる場合がある
- 転送先の番号を相手に知られる可能性(非通知設定で防げる)
電話代行サービス
オペレーターが代わりに電話応対をしてくれるサービスです。
基本的な流れ
- 電話がかかってくる
- オペレーターが会社名で応対
- 用件を聞き取る
- メールやアプリで内容を通知
- 折り返し電話または対応
料金 月額5,000円〜15,000円程度。受電件数によって変動する場合もあります。
活用シーン
- 営業中で電話に出られない時
- 会議やプレゼン中の電話対応
- 一人起業で手が回らない時
- プロの対応で印象を良くしたい時
電話サービスの選び方
電話の頻度で判断
- 月数回程度:転送サービスで十分
- 週数回:転送または軽い代行サービス
- 毎日複数件:本格的な代行サービス
業種で判断
- BtoBで電話が重要:03番号+代行がおすすめ
- オンライン完結型:050番号か電話なしでもOK
- 顧客対応が多い:フリーダイヤル+代行
来客対応サービスの活用法
一部の高級バーチャルオフィスでは、来客対応サービスも提供されています。
受付対応
基本サービス 受付スタッフが来客を迎え、会議室まで案内してくれます。
高度なサービス
- お茶出し
- コートのお預かり
- 名刺の受取
- 会議室の準備・片付け
郵便物の受渡し
急ぎの郵便物を、直接受け取りに行くことができます。事前に連絡すれば、受付で引き渡してくれます。
来客通知
アポイントなしで来客があった場合、すぐに連絡してくれます。対応するか、お断りするか選択できます。
秘書サービスの活用法
上級プランでは、秘書業務の代行サービスもあります。
提供される主なサービス
スケジュール管理 カレンダーの管理、アポイントの調整、リマインダーの送信などを代行します。
メール対応 問い合わせメールの一次対応、定型返信などを任せられます。
書類作成 請求書、見積書、契約書などの定型書類の作成をサポートします。
データ入力 名刺情報の入力、顧客データベースの更新などを代行します。
料金
月額2万円〜10万円程度と幅があります。業務内容や時間によって変動します。
活用のポイント
秘書サービスは高額なため、以下のような状況で検討します。
- 事業が軌道に乗り、事務作業が追いつかない
- 営業活動に集中したい
- 一人起業でマルチタスクが限界
- 対外的に「秘書がいる」と見せたい
その他の便利な付帯サービス
【翌年基本料が月額0円～】バーチャルオフィス1公式(渋谷・千代田・広島)
法人登記サポート
司法書士の紹介や、登記書類のチェックをしてくれます。初めて法人を設立する人には心強いサポートです。
郵便物スキャンサービス
郵便物を開封してスキャン、PDFで送付してくれます。海外在住や頻繁に移動する人に便利です。
料金 月額1,000円〜3,000円程度。スキャン枚数に応じた従量課金の場合もあります。
ロッカー・荷物保管
一時的に荷物を預けられるロッカーサービスです。サンプル商品や資料の保管に使えます。
Wi-Fiラウンジ
カフェスペースやラウンジを無料または格安で使えるサービスもあります。ちょっとした作業や待ち合わせに便利です。
コワーキングスペース
会議室だけでなく、コワーキングスペースも利用できるプランがあります。自宅以外の作業場所として活用できます。
サービス選びのチェックリスト
自分に必要なサービスを見極めるため、以下をチェックしましょう。
必須サービス □ 住所利用(法人登記可能か) □ 郵便物受取・転送
必要性を検討すべきサービス □ 会議室(月何回使うか) □ 電話番号(必要な市外局番は) □ 電話転送・代行(電話の頻度は) □ 秘書サービス(事務作業の負担は) □ 来客対応(来客の頻度は)
あると便利なサービス □ 郵便物スキャン □ ロッカー・荷物保管 □ Wi-Fiラウンジ □ コワーキングスペース
コストパフォーマンスを最大化する方法
付帯サービスを賢く使うコツを紹介します。
プランの見直し
最初は基本プランで始め、必要に応じてオプションを追加していきます。使わないサービスにお金を払うのは無駄です。
複数サービスの比較
会議室だけ別のレンタルスペースを使う、電話番号だけ別サービスで取得するなど、必ずしも一つのバーチャルオフィスですべて揃える必要はありません。
繁忙期だけオプション追加
年末や決算期など、忙しい時期だけ秘書サービスを追加する方法もあります。
無料サービスの最大活用
Wi-Fiラウンジや受付対応など、基本料金に含まれるサービスは積極的に使い倒しましょう。
まとめ
バーチャルオフィスは、単なる住所貸しではなく、様々な付帯サービスを組み合わせることで、実オフィスに近い機能を実現できます。
重要なのは、自分のビジネススタイルに合ったサービスを見極め、必要なものだけを選ぶことです。すべてを使おうとすると高額になりますが、必要なサービスに絞れば、コストパフォーマンスの高い環境が整います。
まずは基本プランで始め、事業の成長に合わせて付帯サービスを追加していく――この段階的なアプローチが、最も賢い活用法です。
